Apa
juga yang dimaksud dengan surat Bisnis?
Secara umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah
surat yang digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang
menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan
menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksmilie,
telepon ataupun lewat jalur internet.
Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa
meliputi surat perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat pemesanan produk,
surat pindah alamat kantor, surat penagihan, surat kontrak kerjasama, surat
perjanjian ataupun surat pengaduan.
Bagian Bagian Surat Bisnis
Sebuah surat bisnis terdiri dari beberapa bagian. ada
sejumlah bagian yang harus di cantumkan, namun ada bagian-bagian yang bersifat
pilihan. bagian-bagian penting dapat dibedakan menjadi dua katagori, yaitu
formal parts dan body. bagian pilihan disebut other parts
Perhatikan skema berikut :
Formal parts
. Heading (letterhead) [Kop surat]
. Date [Tanggal]
. Inside address [Alamat yang dituju]
. Salutation [Salam pembuka]
. Complimentary close [Salam penutup]
. signature [Tanda tangan]
Body
. Opening [Pembukaan]
. Message [Pesan]
. Closing [Penutup]
Other parts
. Reference [Referensi]
. Subject heading [Pokok surat]
. Attention line [Garis bawah]
. Enclosure copies [Lampiran]
. Postscript [Salinan]
. Mailing instruction [Petunjuk pengiriman]
Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya, setiap surat bisnis
memliki formal parts dan body.
Tidak semua surat mengandung other parts dan jika ada, posisinya bisa beragam.
. FORMAL PARTS
. Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak
di paling atas dari sebuah surat. Baik surat resmi untuk pemerintah atau
perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan,
nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo
perusahaan dll.
. Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima
surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat
pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis
dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan
menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American
Style.
Contoh :
. British style
08th Desember 2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya
penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style
ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi
tanggal terletak di kanan atas surat.
. American style
September 07, 2011
Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan
di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal
terletak di kiri atas surat.
. Inside Addres (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian
kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan
Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan
juga nama lengkap beserta jabatannya serta
kodepos dan Negara yang dituju.
. Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi
surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka
dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital,
sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka
dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir
. Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk
menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan
huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah
salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat
“Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi
menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss,
Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely,
With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient
Servant, Sincerely Yours.
. Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan
nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah
pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda
tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda
kurung.
ODY PARTS
. Opening atau Pembuka
Kalimat-kalimat pembuka biasanya merupakan pendahuluan dan
sering sekali mengacu pada surat sebelumnya berkaitan dengan masalah yang sama.
Dalam hal ini, referensi atau nomor surat penting sekali. Biasanya, kalimat
pembuka dimulai dengan frasa seperti “thank you for your letter….”
. Message atau Pesan
Pesan berisi permasalahan sebenarnya atau inti surat.
. Closing atau Penutup
Sebagaimana pembuka, penutup sering kali berupa kalimat
tunggal. Penutup dipakai untuk memantapkan kembali suasana yang penuh
kesopanan. Penutup juga digunakan untuk menunjukan tindakan atau langkah yang
ingin dilakukan oleh penulis di waktu mendatang.
Contoh : “Thank you very much for you orders and we are
looking forward to serving you soon.”
. OTHERS ATAU BAGIAN-BAGIAN LAIN
. Reference atau referensi
Referensi di dalam surat berbahasa inggris biasanya berisi
huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan
garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan
menambahkan kode atau nomer tertentu berdasarkan sistem arsip mereka.
. Date atau Tanggal
Tanggal adalah tanggal surat tersebut dibuat. Bagian ini
biasanya diketik dua spasi di bawah kepala surat(atau referensi, jika ada).
Terdapat beberapa cara penulisan tanggal, tetapi yang paling banyak dipakai
adalah dengan urutan tanggal, bulan, dan tahun, tanpa memumbuhkan tanda baca
(Open punctuation). Secara tradisional, penulisan tanggal adalah sebagi berikut
:March 8th, 1996 atau 8th March, 1996 atau 8 March 1996.
. Attention Line
Attention Line harus digunakan apabila surat ditunjukan
kepada suatu perusahaan atau organisasi sebagai suatu kesatuan, tetapi anda
menginginkan surat tersebut ditangani oleh seseorang (tertentu) di perusahaan
itu. Attention Line harus digarisbawahi atai diketik dengan huruf besar.
Midland Engineering Co.Pty.Ltd.
346 Crewe Street
Carlisle Act.26789
ATT:Mr.Sugeng Hariyanto
Dear Sirs,
. Subject Heading (Subject Line) atau Perihal atau Pokok
Surat
Subject Heading merupakan frasa yang secara langsung
memberitahukan kepada pembaca tentang isi surat. Subject Heading disisipkan
sesudah salam pembuka, harus digarisbawahi atau diketik dengan huruf besar.
Akan tetapi, Subject Heading ini sering kali dihilangkan.
Perhatikan Contoh di bawah ini :
Midland Engineering Co.Pty.Ltd.
346 Crewe Street
Carlisle Act.26789
ATT:Mr.Sugeng Hariyanto
Dear Sirs,
INVOICE NO.3456
. Enclose atau Lampiran dengan Copies atau Tembusan
Lampiran adalah dokumen yang menyertai suatu surat. Apabila
lampiran ini diselipkan, pengirim perlu sekali memberitahukan kepada penerima
dengan menuliskan ENC.,Enc., atau enc. di bawah ini tempat tanda tangan.
Setelah singkatan Enc., biasanya kita temui tulisan “cc”. Hal ini menunjukan
siapa yang telah dikirimi tembusan surat tersebut.
Contoh : Enc.
cc.President Director
. Postscript atau Informasi Tambahan
Postscript adalah informasi tambahan yang harus ditulis pada
badan surat, tetapi karena sebab-sebab tertentu akhirnya tidak atau belum
tertulis. Bagian ini biasanya dipakai pada surat-surat penjualan guna memikat
dan memotivasi pembaca. Postscript ditulis di bagian bawah surat (atau sebelum
petunjuk pengiriman pos, jika ada) dan diberi inisial “P.S”.
Contoh : P.S. We will grant you 40% cash discount before 25
november 2004.
. Mailing Instruction atau Penunjuk Pengiriman
Mailing Instruction (petunjuk pengiriman pos) digunakan
untuk memberikan batas waktu atau informasi pasti kepada pembaca tentang pengiriman
jawaban. Bagian ini ditulis pada bagian surat yang paling bawah.
Contoh : All reply coupon should have reached our address
before march 15.
CONTOH DARI SURAT BISNS
PT MAJU SEJAHTERA
Jl. Gatot Subroto No. 07
Purwokerto
Purwokerto, November
13th, 2014
to
Designation. General
Manager Affair
CV MEGA
Jl. Jendral Soedirman 23
Purwokerto
Dear Sirs,
Through this letter, let
us introduce our company to you. Our company named PT Maju Sejahtera is engaged
in the distributor of office stationery.
According to the
information we collect, CV MEGA is a property company that is growing rapidly
and will open again some marketing office in Tasikmalaya. In this connection,
let us offer some of stationery products that we market. Together with this
letter we attach a list of items and their respective prices.
If your company needs
our services, then simply contact us via telephone numbers (0265) 35412 and
we’ll deliver the goods directly to the site. Further, we will send you an
invoice each end of the month for transactions occurring in the corresponding
month. We will give special discount if accumulated purchase within one month
of more than Rp 2.000.000, – (two million rupiah).
We hope that this offer
can proceed in a form of cooperation that benefits both parties. If Mr
interested, we are ready to make presentations and conduct further discussed.
Thus we submit the offer
letter, delivered thank you for your attention.
Sincerely,
PT MAJU SEJAHTERA
Eko Dedy
Marketing Manager
